7.2.1. Theo dõi và qlý H2 về mặt hiện vật

7.2.1.  Theo dõi và qlý H2 về mặt hiện vật

Mđ : giữ gìn h2 về gtrị và gtrị sd, tránh làm thất thoát,hư hỏng h2 trg kho.Mặt khác,tổ chức qlý dự trữ hh về mặt hiện vật còn giúp cho việc chất xếp, xuất nhập hàng trg kho đc dễ dàng,các NQT luôn nắm đc số lg từng loại hàng trg kho để kịp thời đưa ra n~q’ định đúng đắn về cung ứng hh Tổ chức qlý dự trữ hh dự trữ về mặt hiện vật bao gồm các hđ đc chia thành 2 nhóm cv chính:

+ Tồ chúc giao nhận hh vào kho

+ Tổ chức qlý hh trg kho

+ Tổ chức qlý xuất hh

+ Tồ chức kiểm kẽ định kỳ

7.2.2.1        Tổ chức nhận h2 vào kho

Tổ chức giao nhận hh vào kho fai đảm bảo các y/c sau:

-                     Nhặn đúng số lg, chất lg hh theo hợp đồng,fiếu giao hàng,hoá đơn hoặc vận đơn

-                     Chuyển nhanh hh từ nơi nhận về nơi bảo quản hoặc chế biến

-                     Cần có kế hoạch fối hợp hđ giữa các khâu nhận hg, bổc xếp, vận chuyển, bảo quản và chế biến của kho

Mỗi loại hh có n~đ2, tính chất riêng, mỗi nguồn hàng khi giao nhận có n~y/c và quy định khác nhau. Cụ thể :

•                      All hh nhập kho fải có chứng từ hợp lý

•                      Kiểm nhận và kiẻm nghiệm trc khi nhập, có 1 số lọai h2 cần fải đc hoá nghiệm

•                      Xử lý theo đúng quy định nếu hh bị hư hỏng hoặc thiếu hụt với sự chứng kiến của các bên hữu quan để quy trách nhiệm cụ thể.

•                      Khi nhận hàng xong,fải chú ý ghi rỏ số hàng thực nhập về số lg,chất lg của chúng và cùng với ng/giao hàng xác nhận vào chứng từ.

Khi tiến hành nhận hàng,cần tiền hành chuẩn bị nhận hàng như chuẩn bị kho chứa hàng khi hàng về,chuẩn bị các phương tiện bốc dỡ,vận chuyển h2,chuẩn bị nhân lực tiếp nhận h2; chuẩn bị các chứng từ cần thiết có lquan đến giao nhận hh

Với DN áp dụng tin học trg qlý dự trữ, khi nhận hàng có mã vạch,hh sẽ đc nhập vào cơ sở dữ liệu thông qua máy quét. Nếu hàng k có mã vạch,công tác nhập hàng vào kho còn bao gồm cả việc đánh mã vạch cho các lô hàng nhập để tiện theo dõi và qlý sau này.

7.2.2.2        Tổ chức theo dõi và bảo quản h2

Tổ chức theo dõi và bảo quản hh thực chất là xd,tổ chức các hđ của con ng nhằm bảo đảm nguyên vẹn gtrị sd của hh.Các hđ này bao gồm:

-                     Lựa chọn bố trí vị trí và sơ đồ sắp xếp hh

-                     Kê lót h2 trg kho : có thể coi đây là biện fáp cần thiết,là đk để giữ gin fẩm chất hh bảo quản,để chống lại tác hại của môi trg

-                     Chất xếp hh trg kho : về thực chất là sắp xếp hh vào n~nơi quy định theo từng loại cụ thể để đảm bảo tính kỹ thuật và tính kt của hđ kho đc p/á trên n~đặc trưng sau:

+ Tính kỹ thuật,biểu hiện ở việc sắp xếp đã đc quy định cho từng loại hàng,chi tiết sp đc quy định số lg hàng trg l vị trí. Khoảng cách giữa các thiết bị chồng hàng với nhau,giữa các chồng hàng với các cấu trúc nhà kho

+ tính kt,biểu hiện ở việc săp sxếp hợp lý,khoa học,gọn gàng hh theo quy đinh tiết kiệm đc vật liệu lót và tận dụng tối da diện tích,chiều cao nhà kho dung lg của thiết bị chứa đựng. Tạo đk cho nghiệp vụ kiểm tra, kiềm kê chăm sóc hh và nắm vững đc ll hh trg kho

•                      Điều hoà nhiệt độ và độ ẩm trg kho.

•                      Kiểm tra, chăm sóc hh và vệ sinh kho hàng

•                      Chống côn trùng và vật gặm nhấm

7.2.2.3 tổ chức giao hàng

Giao hàng là 1 cv qtrg.qđ việc hoàn thành kế hoạch hđ kđ của kho..Nó là khâu kết thúc qtr' nghiệp vụ kho, trực tiếp th/h nhiệm vụ bh hoặc điều động hh qua kho.Giao hàng tốt vừa ả/h đến kquả hđ của kho,vừa ả/h tốt đến các k/h của DN nói chung và của kho nói riêng.

Để đảm bào fục vụ kịp thời cho các y/c của kh và th/h nvụ giao hàng đúng số lg,chất lg,giao hàng nhanh gọn,an toàn,khi giao hàng cần th/h tốt các quy định sau đây:

-                     All hh khi xuất kho fải có fiếu xuất kho hợp lệ và chỉ đc xuất theo đúng số lg,fẩm chất và quy cách ghi trg fiếu xuất kho. Ng nhận hàng fải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ và có đủ thẩm q'khi giao nhận hh.

-                     Trước khi giao hàng,cán bộ giao nhận,thủ kho fải làm tốt công tác chuẩn bị

-                     Chuẩn bị h2 theo đúng sổ lg,chất lg,chủng loại ghi trg fiếu xuất kho

-                     Kiểm tra h2 giao nhận và giải quyết các trg hợp fát sinh theo quy định chung

-                     Hàng nhập trc xuất trc,hàng sau xuất sau

-                     Hàng xuất trg nội bộ fải có chữ ký của thủ trường trg fiếu lệnh xuất kho. Hàng xuất ra bên ngoài fải có chữ ký của thủ trường và kế toán trưởng

-                     Khi giao nhận h2 với k/h có thể xảy ra n~trg hợp k bt, k đúng kế hoach,tiến độ... thì cần có sự bàn bạc giữa 2 bên đề cùng nhau gq thoả đáng trên cơ sở của nguyên tắc,chế độ đã quy định

-                     All hình thức giao hàng đều quy định trg 1 tg í đ

-                     A1I n~TH hư hỏng, thừa, thiếu, kém, mất fẩm chất, k đồng bộ... thuộc llo hàng giao, nếu vẫn tiến hành giao hàng cho khách, 2 bên fải lập biên bản kiểm nghiệm tại chỗ, quy rõ trách nhiệm, làm cơ sở fáp lý cho việc xử lý sau này.

          TH giao thiếu hàng hoặc hàng k đúng y/c của người mh nếu kh fát hiện, ktra lại thấy đúng  thì thủ kho fải giao đủ,giao đúng cho họ, k đc dây dưa hoặc từ chối

7.2.2.4  Tổ chức kiểm kê h2

Kiểm kê hh là qtr'kiểm đếm và ghi chép toàn bộ dữ liệu hh vào danh mục kiểm kê.Kiểm kê hh cho fép đếm số lg hàng dự trữ, ss với số lg ghi trên sổ sách, chứng từ, tìm ra ng/nh thiếu hụt để khác fục và cải tiến, kiểm kê hh giúp nhận thấy:

-                     H2,nguyên liệu dữ trữ có đúng loại hay k

-                     CÓ đủ số lg hay k

-                     Có đảm bảo chất lg hay k

-                     Giải quyết n~vđề còn tồn lại trg qlý dữ liệu dự trữ

Có 1 số loại kiểm kê chính sau

-                     Kiểm kê thường xuyên

-                     Kiểm kê đột xuất

-                     Kiểm kê định kỳ