Quản lý là các hoạt động đưa các cá nhân trong tổ chức làm việc cùng nhau nhằm thực hiện, hoàn thành một cách hiệu quả mục tiêu chung trên cơ sở sử dụng các tài nguyên (con người, tiên của, vật chât, năng lượng, không gian, thời gian, v.v..)
• Quá trình quản lý được xác định như một loạt các hoạt động định hướng theo mục tiêu:
- Xác định mục tiêu.
- Lập kế hoạch: quyết định trước xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khi nào và ai làm cái đó.
- Tổ chức: sắp xếp nguồn lực
- Điêu khiển: lãnh đạo thông qua sự truyền đạt các thông báo, các chỉ thị và phối hợp huy động các nguồn lực của tổ chức
- Kiểm tra: đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm bảo đảm hoàn thành các mục tiêu của kế hoạch đã đề ra.
Vấn đề ra quyết định và nhu cầu thông tin
Các hoạt động quản lý chính là quá trình ra quyết định, nhận thông tin phản hồi, điêu chỉnh quyết định
Quyết định cho các vấn đê:
- Có cấu trúc: là các vấn đê được giải quyết theo một quy trình rõ ràng
- Không có cấu trúc: Là vấn đê được giải quyết bởi nhiêu cách khác nhau nhưng chỉ có rất ít các lựa chọn được cho là tốt nhất, tuy nhiên không có các hướng dẫn cụ thể cho xác định lựa chọn tốt nhất này và trong nhiêu trường hợp tính đúng đắn của của lựa chọn chỉ có thể được đánh giá chính xác sau một khoảng thời gian dài.
Tùy vào từng cấp độ „quản lý, nhà quản lý phải đưa ra các quyết định cho vấn đề có cấu trúc hoặc không có cấu trúc
Các cấp độ quản lý:
•Quản lý chiến lược (đỉnh):
- Xác định các mục tiêu chiến lược, đường lối chính sách thực hiện mục tiêu đó.
- Hoạt động quản lý được thực hiện bởi ban quản lý cấp cao (hội đồng quản trị, giám đốc, phó giám đốc v.v..)
• Quản lý chiến thuật (trung gian):
- Xác định các mục tiêu cụ thể dựa trên mục. tiêu chiến lược, sách lược ngắn hạn để thực hiện mục tiêu cụ thể.
- Hoạt động quản lý được thực hiện bởi cấp quản lý trung gian (phụ trách chi nhánh, phụ trách các bộ phận sản Xuất, kinh doanh, kế toán v.v..)
•Quản lý tác nghiệp (thấp):
- Chỉ đạo, giám sát các hoạt động cụ thể cho các mục tiêu cụ thể
- Hoạt động quản lý được thực hiện bởi các tổ trưởng, giám sát viên ,vv...
Nhu cầu thông tin đối với các nhà quản lý tuỳ thuộc vào cấp độ quản lý:
- Quản lý chiến lược: thông tin tổng hợp, ít chi tiết, có tính dự báo, quy mô rộng và thường không được xác định trước.
- Quản lý chiến thuật và tác nghiệp: thông tin chi tiết, được quy đinh trước, được cung cấp định kỳ, quy mô nhỏ.
Quản lý mức chiến lược (mức đỉnh CEO-Chief Executive Officer):
- Hệ thống hỗ trợ điều hành EIS-Executive Information System
Quản lý mức chiến thuật (mức trung gian)
- Hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSS-Decision Support System
- Hệ thống thông tin phục vụ quản lý MIS-Management Information System
Quản lý mức tác nghiệp/giám sát
- Hệ thống xử lí giao dịch/ giao tác TPS-Transaction Processing System
Hệ thống tự động hóa văn phòng (OAS-Officer Assignment System, KWS) và Hệ chuyên gia (ES-Expert System ): cho mọi người
Hệ thống xử lý giao dịch (TPS)
- Các loại hình tác nghiệp của mỗi tổ chức là khác nhau.
- Với hầu hết các tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh việc xử lý giao dịch tác nghiệp là phần công việc chủ yếu trong hoạt động hàng ngày của tổ chức.
- Các giao dịch tác nghiệp của tổ chức đều được thực hiện theo các quy trình chặt chẽ, rõ ràng và chính xác.
TPS xử lý các dữ liệu thu được từ các hoạt động giao dịch tác nghiệp của tổ chức, cung cấp thông tin để phục vụ các hoạt động quản lý tác nghiệp
- Hệ thống xử lý đặt hàng xử Jý các hoạt đông nhận đặt hàng của khách hàng để đưa ra quyết định bán hàng cụ thể.
- Hệ thống ATM
TPS giúp cho việc xử lý thông tin giao dịch tác nghiệp đáp ứng được yêu cầu về tốc độ và đạt độ chính xác cao. Mặt khác, một số công việc tác nghiệp có thể được tự động hóa bởi hệ thống.
Hệ thống gởi, rút tiền tự động (Automated Teller Machine - ATM) là một hệ thống máy tính gồm nhiều thiết bị đầu cuối được đặt ở những nơi cần thiết, thuận tiện, có chức năng cho phép khách hàng thực hiện các dịch vụ rút và gởi tiền theo tài khoản xác định trong ngân hàng mà không cần giao dịch trực tiếp tại văn phòng hoạt động của ngân hàng.
Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS)
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống phục vụ các chức năng lập kế hoạch, giám sát và ra quyết định ở các cấp quản lý.
Ở cấp chiến thuật
- Thu thập: dữ liệu khối lượng lớn,^ từ Hệ thống xử lý giao dịch, (nguồn dữ liệu ngoài tổ chức)
- Xử lý: các quy trình đơn giản (tổng kết, so sánh)
- Phân phối: các báo cáo tổng kết, tóm tắt
- Người dùng: nhà quản lý bậc trung
Hệ hỗ trợ ra quyết định (DSS)
Hệ thống trợ giúp ra quyết định hỗ trợ các nhà quản lý ra các quyết định đặc thù, nhanh thay đổi và không có quy trình định trước
Ở cấp chiến thuật
- Thu thập: dữ liệu khối lượng nhỏ
- Xử lý: phân tích, tương tác (“nếuTthì”)
- Phân phối: các báo cáo phân tích (quý, năm), thông tin trợ giúp quyết định
- Người dùng: Nhà quản lý cấp trung gian
- DSS cũng có thể được sử dụng để phục vụ cho các nhà quản lý cấp cao/cấp chiến lược
Hệ hỗ trợ điều hành (EIS)
Là môi trường khai thác thông tin tổng thể từ trong và ngoài doanh nghiệp phục vụ việc ra các quyết định đòi sự đánh giá, suy xét và không có quy trình thống nhất
Ở cấp chiến lược
- Thu thập: dữ liệu đã tổng hợp (MIS và DSS)
- Xử lý: tổng hợp, theo dõi , ước lượng, tương tác
- Phân phối: các dự báo, phân tích, báo cáo tổng hợp
- Người dùng: quản lý cấp cao
Hệ chuyên gia và tự động hóa văn phòng
Hệ chuyên gia là những hệ thống cơ sở trí tuệ nhân tạo, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức chuyên gia về một lĩnh vực nào đó.
Hệ tự động hóa văn phòng là những ứng dụng được thiết kế nhằm hỗ trợ các công việc phối hợp và liên lạc trong văn phòng như xử lý văn bản, chế bản điện tử, lịc điện tử, liên lạc thông qua thư điện tử, v..v.
0 nhận xét