a. Khảo sát

a. Khảo sát

Khảo sát ??? -> Đặt câu hỏi chi tiết ???

- Khảo sát là một công việc đòi hỏi sự cố gắng lớn để thu thập được tất cả các thông tin cần thiết về hiện trạng hệ thống, liên quan tới mục tiêu được đặt ra với độ tin cậy và chính xác cao.

- 3 nhóm thông tin:

o Thông tin chung về ngành của tổ chức

o Thông tin về bản thân tổ chức đó

o Thông tin về các bộ phận có liên quan trực tiếp tới vân đề

Ví Dụ:

Về hệ thống đang tồn tại cân biết các thông số sau:

- Các nguồn thông tin sẵn có

- Phần cứng, phần mềm đang được sử dụng

- Các quy trình, thủ tục

- Các biêu mẫu, báo cáo đang dùng,

- Đội ngũ cán bộ

- Các khoản chi phí

- Chu kỳ và tần số hoạt động

Các quy trình và thủ tục:

- Các thủ tục và phương thức tác động qua lại của các thủ tục với toàn bộ hệ thống cần được khảo sát chi tiết.

- Mọi thủ tục xác định theo chức năng.

- Sự tương tác của các thủ tục thường không đơn giản:

o Tương tác giữa các bộ phận

o Tương tác không chính thức

o Tương tác hợp thức nhưng không thường xuyên

o Tương tác đặc biệt nhưng không hợp thức

Ví dụ:

• Nhu cầu của tổ chức kinh tế:

- Hệ thống cần hỗ trợ đê đạt được mục tiêu của tổ chức kinh tế là tăng thu nhập, giảm chi phí, cải tiến dịch vụ.

• Yêu cầu của sản phâm thông tin đầu ra:

- Những yêu cầu đặc trưng được xác định ở thứ tự các đầu ra, các thông tin cần thiết đầu vào đê tạo các đầu ra, các tác động và ở nguồn lực, tài nguyên nhằm mục đích tạo điều kiện đê các chức năng được thực hiện trọn vẹn.

Các mức khảo sát (đối tượng khảo sát)

- Mức quyết định lãnh đạo: Người có cách nhìn nhận vấn đề trong tương lai xa, có nhu cầu về thông tin đặc biệt cũng như nhu cầu thông tin nhanh chóng.

- Mức điều phối quản lý: Những người quản lý thường biết rõ về cơ quan của mình. Các nhu cầu về thông tin gồm những báo cáo tóm tắt thường kỳ, báo cáo đặc biệt và thông tin chi tiết có thể đáp ứng ở bất kỳ thời điểm nào

- Mức thao tác thừa hành: Những người sử dụng làm việc trực tiếp với các thao tác của hệ thống và thường xuyên nhận ra những khó khăn và vấn đề không ai biết đến ^ tiếp cận các người thừa hành trực tiếp để xem họ làm việc

- Mức chuyên gia: Họ có thể không bị ảnh hưởng bởi hệ thống mới, vai trò của họ có thể quan trọng hoặc không quan trọng nhưng họ có thể phê phán việc chấp nhận hệ thống.

Các phương pháp khảo sát

Quan sát hệ thống

- Việc quan sát rất có tác dụng để có được một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý hoạt động của tổ chức.

- Thực hiện:

o Quan sát chính thức, tỉ mỉ từng chi tiết hoạt động của hẻ thống

- Nhược điêm

o Mất nhiều thời gian

o Người bị quan sát sẽ thấy khó chịu do đó thường thay đổi cách hành động khi bị quan sát theo chiều hướng không tốt

o Phương pháp không hữu hiệu nếu không kết hợp với các phương pháp khác (phỏng vấn)

- Ưu điêm

o Có thê lấy được những thông tin cần thiết mà không thê có được bằng các phương pháp khác

Ghi chép lại:

- Cách giao tiếp, trao đổi thông tin (chính thức, không chính thức)

- Các ngắt quãng giữa chừng (trong công việc về một lý do nào đó)

- Các công việc đột xuất

- Quan hệ giữa các phòng ban

- Việc sử dụng các hồ sơ

- Khối lượng công việc

- Những khó khăn trong công việc

- Phát hiện những vấn đề chưa dự kiến

Nghiên cứu tài liệu về hệ thống

Thực hiện:

Quan sát không chính thức thông qua nghiên cứu các tài liệu nhằm thu thập thông tin về hệ thống hiện tại và sự hoạt động của nó

Ưu điêm:

Các tài liệu phong phú, đa dạng từ các môi trường khác nhau, cung cấp cho nhà phân tích một cái nhìn tổng thê về đối tượng nghiên cứu

Nhược điêm:

Tốn thời gian và công sức vì khối lượng tài liệu của hệ thống có thê rất lớn

Nghiên cứu tài liệu về:

- Môi trường bên ngoài hệ thống ( điều kiện cạnh tranh trên thị trường, xu hướng phát triển công nghệ trong lĩnh vực này)

- Môi trường kỹ thuật ( phần cứng, phần mềm hiện có để xử lý thông tin, các trang thiết bị kỹ thuật khác, các cơ sở dữ liệu đang sử dụng, đội ngữ phát triển hệ thống)

- Môi trường vật lý (quy trình xử lý số liệu trong quản lý, độ tin cậy trong hoạt động của hệ thống)

- Môi trường tổ chức (chức năng của hệ thống, lịch sử hình thành và phát triển, quy mô hệ thống, yếu tố khách hàng (số lượng, mức độ ổn định, thị hiếu, ...), chính sách dài hạnh và ngắn hạn, chương trình hành động của cơ sở, đặc trưng về nhân sự trong hệ thống quản lý, tình trạng tài chính của cơ sở, các dự an đâu tư hiện tại và tương lai v.v... )

Phỏng vân

Thực hiện:

- Tổ chức gặp gỡ trực tiếp, đặt câu hỏi, ghi chép thu thập thông tin

- Để nhận được thông tin cần phân tích, cần đánh giá những điều đã biết trước khi đặt câu hỏi

Ưu điểm

- Cung cấp được nguồn thông tin chính yếu nhât về một hệ thống hiện tại và hệ thống cần phát triển trong tương lai

Nhược điểm

- Dễ thất bai do hai nguyên nhân:

- Không hiểu đượng những điều nói ra

- Không có một quan hệ tốt giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn

Sử dụng phiếu điêu tra

Thực hiện:

- Chuân bị, thiết kế các bảng hỏi (phiếu điều tra), hướng dẫn người sử dụng điền các thông tin cần thiết

Nhược điêm

- Phương pháp không đơn giản và hiệu quả khó đạt được với những nhà phân tích thiết kế thiếu kinh nghiệm