a. Biêu đồ phân câp chức năng (BPC/FHD)

a. Biêu đồ phân câp chức năng (BPC/FHD)

i. Khái niệm

Là công cụ đê mô tả hệ thống qua phân rã có thứ bậc chức năng

- Cho phép phân rã dần các chức năng mức cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn và kết quả cuối cùng thu được một cây chức năng.

- Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiêu cái gì xảy ra (làm gì chứ không phải làm như thế nào) trong hệ thống.

ii. Thành phần

- Các chức năng: được kí hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn (thường là một động từ)

- Kết nối: kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được kí hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng “cha” tới chức năng con

iii. Đặc điểm

- Các chức năng được nhìn một cách khái quát nhất, trực quan dễ hiểu, thể hiện tính phân cấp trong cấu trúc phân rã ngày càng chi tiết của các chức năng.

- Dễ thành lập vì tính đơn giản : Nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống làm như thế nào?

- Mang tính chất tĩnh vì bỏ qua mối liên quan thông tin giữa các chức năng.

- Rất gần gũi với sơ đồ tổ chức nhựng ta không đồng nhất nó với sơ đồ tổ chức: Phần lớn các tổ chức của doanh nghiệp nói chung thường gắn liền với chức năng.

Ưu điểm của mô tả chức năng bằng BPC:

- HTTT là thực thể khá phức tạp, bao gồm nhiều thành phần, nhiều chức năng, nhiều cấp hệ nên phải phân cấp sơ đồ chức năng của HTTT theo cấu trúc hình cây để:

- Phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết

- Từ đó phân tích viên hệ thống mới có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, mới có thể phân công mỗi một nhóm phụ trách một nhánh nào đó. Điều này giúp cho việc phân công công việc được rõ ràng, không trùng lặp, không nhầm lẫn

- Mức phân rã trong biểu đồ phân cấp chức năng liên quan tới sự phân mức trong biểu đồ luồng dữ liệu

iv. Một sô lưu ý khi xây dựng BPC

• Phân rã từ trên xuống, có thứ bậc.

•Những chức năng cùng chung một lĩnh vực, được đặt chung trong một chức năng cha.

•Chức năng phải được phát biểu rõ ràng, không gây hiểu lầm giữa các chức năng.

• Kiểm tra lại định nghĩa chức năng với một số người dùng khác nhau để đảm bảo rằng định nghĩa được hiểu là như nhau.

•Một chức năng cấp thấp nhất chỉ nên có một nhiệm vụ (1 tiến trình xử lý) hoặc một nhóm các nhiệm vụ nhỏ do các cá nhân đảm nhiệm.

•Xây dựng các chức năng không quá nhiều mức.

•Sơ đồ cần bố trí cân đối, rõ ràng để dễ kiểm tra, theo dõi.

• BPC có thể trình bày trong nhiều trang;Trang 1 thể hiện mức cao nhất, sau đó ứng với mỗi chức năng ở trang này sẽ thể hiện trong các trang tiếp theo cho đến chức năng thấp nhất.