2.1.1.Quy trình chung

2.1.1.Quy trình chung

Có hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chức kinh tế

Phương pháp tin học hóa toàn bộ:

Tin học hóa đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động hóa thay thế

cấu trúc cũ của tổ chức.

Ưu điểm

Hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh được sự trùng lặp, dư thừa thông tin.

Nhược điểm

Thực hiện lâu, đầu tư ban đầu khá lớn, hệ thống thiếu tính mềm dẻo và việc thay đổi hoàn toàn cấu trúc tổ chức của hệ thống, thay đổi thói quen làm việc của những người thực hiện chức năng quản lý của hệ thống là khó khăn.

Tin học hóa từng phần

Tin học hóa từng chức năng quản lý theo một trình tự nhất định: Thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống

một cách tách biệt và độc lập với các giải pháp được chọn với các phân hệ khác.

Ưu điểm

Thực hiện đơn giản, đầu tư ban đầu không lớn (phù hợp với các tổ chức kinh tế vừa và nhỏ), không kéo theo những biến đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dễ được chấp nhận, hệ thống mềm dẻo.

Nhược điểm

Không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống, không tránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin

Tùy vào từng trường hợp lựa chọn phương pháp thích hợp. Tuy nhiên với cả hai phương pháp đều cần phải đảm bảo:

- Mọi ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu là mang lại hiệu quả kinh tế, dễ thực hiện (không gây ra những biến động lớn về cấu trúc tổ chức) và phù hợp với khả năng của tổ chức kinh tế.

- Việc xây dựng (hệ thống, ứng dụng tin học) phải được thực hiện theo một quy trình chung gồm các công đoạn chính:

o Khảo sát

o Phân tích

o Thiết kế

o Cài đặt

Khảo sát:

Nhằm xác định tính khả thi của đề án xây dựng hệ thống thông tin

o Khảo sát xem hệ thống đang làm gì một cách chi tiết.

o Đưa ra đánh giá về hiện trạng

o Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

o Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.

o Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng buộc khác.

Phân tích:

Là công đoạn đi sau công đoạn khảo sát sơ bộ và là công đoạn đi sâu vào các thành phần hệ thống

Đây còn được coi là công đoạn thiết kế logic

Công việc cần thực hiện:

- Phân tích hệ thống về xử lý (chức năng) : xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử lý của hệ thống.

- Phân tích hệ thống về dữ liệu: mô tả dữ liệu, xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống.

Thiết kế:

Là công đoạn cuối của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời điêm này đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biêu đồ lược đồ thu được ở công đoạn phân tích.

Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý

Công việc cần thực hiện

- Thiết kế tổng thê:

- Thiết kế giao diện:

- Thiết kế các kiêm soát:

- Thiết kế các tập tin dữ liệu:

- Thiết kế chương trình:

Cài đặt:

Thay thế hệ thống thông tin cũ bằng hệ thống thông tin mới.

Đối với hệ thống thông tin kinh tế và quản lý : thay thế hệ thống xử lý thông tin kinh tế cũ bằng hệ thống xử lý thông tin kinh tế mới.

Công việc cần thực hiện :

- Lập kế hoạch cài đặt: Đảm bảo không gây ra những biến động lớn trong toàn bộ hệ thống quản lý; cần phải có một kế hoạch chuyển giao (thay thế) hết sức thận trọng và tỉ mỉ.

- Biến đổi dữ liệu

- Huấn luyện

- Biên soạn tài liệu về hệ thống